Kunde
Dies ist eines der vielen internen Projekte von Elinext, einem Unternehmen für maßgeschneiderte Softwareentwicklung. Dieses interne Projekt (wie viele andere auch) ist oft ein Basissprodukt, das dazu verwendet werden kann und höchstwahrscheinlich wird, um die Entwicklung eines verwandten maßgeschneiderten Produkts für unsere Kunden zu beschleunigen.
Wir vereinfachen unsere Arbeit oft mit Hilfe von Software, die entwickelt wurde, um unsere eigenen Bedürfnisse anzupassen, und dieses Projekt war keine Ausnahme.
Projektbeschreibung
Verwaltung von Benachrichtigungen ist ein Unternehmenskommunikations- und Mitgliedschaftssystem, das entwickelt wurde, um die Effizienz der Informationsweitergabe über E-Mails, Telegram-Kanäle und Telegram-Gruppen zu verbessern. Die Entwicklung wurde initiiert, um die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation zu verbessern.
Zu den wichtigsten Funktionen des Systems, die letztendlich erreicht werden mussten, gehören:
- Automatische Generierung von Verteilerlisten und die Aufrechterhaltung ihrer Genauigkeit durch Synchronisierung mit den neuesten Mitarbeiterdaten auf dem ID-Server; - Möglichkeit, automatisierte Verteilerlisten anzupassen und manuelle Gruppen zu erstellen; - Administratoren können den Zugang zu geschlossenen Gruppen moderieren, Anfragen zum Beitritt verwalten und die Mitgliedschaft kontrollieren; - Verwaltung von Gruppenteilnehmern und Zuweisung von Berechtigungen, Einstellung verschiedener Zugriffsebenen; - Benutzer können eine Liste verfügbarer Gruppen im Detail erkunden und ihre Neuheit, Beliebtheit und Trends verfolgen; - Benutzer können ihre Gruppenabonnements frei verwalten; - Benutzer können Nachrichten innerhalb von Gruppen anzeigen, und bestimmte Rollen haben die Autorität, Nachrichten zu verwalten, einschließlich Verfassen, Bearbeiten und Löschen.
Es ist erwähnenswert, dass einige dieser Funktionen nicht in der MVP-Version enthalten waren und erst nach der Veröffentlichung der zweiten Version für Benutzer verfügbar wurden.
Herausforderungen
Elinext als Unternehmen verwendete ein veraltetes System zur Verteilung von Newslettern an Mitarbeiter, das nicht genügend Flexibilität bot, um den Interessen und Vorlieben des Unternehmenspersonals gerecht zu werden.
Mit der Einführung von diesem System für die Verwaltung von Benachrichtigungen wollte das Unternehmen die Effizienz des Newsletter-Verteilungsprozesses verbessern, indem ein robustes System implementiert wurde, das eine schnelle Bereitstellung zeitnaher Informationen an Mitarbeiter ermöglicht.
Die Geschäftsziele der Implementierung eines Unternehmenskommunikations- und Mitgliedschaftssystems umfassten: - Zeitersparnis für Elinext-Administratoren durch automatisches Pflegen von Mitarbeiter-Verteilerlisten basierend auf deren Standort, Position und Interesse. - Vermeidung von Fehlern durch automatisierte und rechtzeitige Aktualisierung von Verteilerlisten. - Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch die Ermächtigung, ihre Abonnements in zusätzlichen Mailings autonom zu verwalten. - Sicherstellung des Erhalts der relevantesten und aktuellsten Informationen durch Mitarbeiter. - Steigerung der Effizienz zwischen anderen Elinext-Anwendungen durch einen modularen Mail-Mechanismus, den andere Unternehmensanwendungen nutzen könnten.
Prozess
Das Entwicklungsteam hat das Agile-Hybridmodell (Kanban + Scrum) gewählt, um das Projekt rechtzeitig abzuschließen. Wie häufig bei internen Projekten haben die meisten Mitglieder des Entwicklungsteams eine Arbeitslast von Drittanbietern in anderen kommerziellen Projekten.
Die gewählte Strategie und Methodik führten zur rechtzeitigen Fertigstellung aller bisherigen Projektphasen innerhalb des festgelegten Zeitrahmens.
Lösung
Verwaltung von Benachrichtigungen ist ein gut konzipiertes, automatisiertes Unternehmenskommunikations- und Mitgliedschaftssystem, das eine umfassende Plattform bietet, um Mitarbeiter schnell und ohne großen Aufwand von der Administrationsseite mit zeitnahen Informationen zu versorgen. Die Benutzerbasis umfasst alle Mitarbeiter des Unternehmens. Es gibt verschiedene Benutzergruppen, darunter Manager (die Rechte haben, Mailinglisten, Gruppen und Nachrichten zu verwalten) und Mitarbeiter, die über alle Ereignisse im Unternehmen auf dem Laufenden bleiben möchten und zeitnahe Informationen erhalten möchten.
In seiner zweiten Version erhalten Benutzer Zugriff auf wesentliche Funktionalitäten, die eine nahtlose und effektive Kommunikation im Unternehmen ermöglichen. Derzeit besteht das System aus zehn wesentlichen Modulen:
Modul 1: Profilverwaltung
Die Benutzerautorisierung, das Ein- und Ausloggen ist mit Hilfe dieses Moduls möglich.
Modul 2: Integrationen
Dieses Modul hilft bei der Synchronisierung der Konten und der Urlaubsverwaltungsdatabase. Die Konten und die Urlaubsverwaltung speichern beide sensible Mitarbeiterdaten. Dieses Modul gewährleistet Datenkonsistenz, Sicherheit, Datenschutz und Echtzeitaktualisierungen. Das gleiche Modul ist auch für die Integration mit der Telegram-App verantwortlich.
Modul 3: Gruppenverwaltung
Damit das System Mitarbeiter effektiv benachrichtigen kann, müssen sie gruppiert werden. Deshalb existiert dieses Modul. Dieses Modul ermöglicht das automatische Generieren vordefinierter Gruppen basierend auf spezifischen Kriterien und zeigt sie in einer gemeinsamen Liste mit allen anderen Gruppen an, die als automatisch gekennzeichnet sind.
Hier kann der Administrator eine manuelle Gruppe erstellen, die Gruppen sichtbar machen, andere Datenschutzeinstellungen vornehmen, Gruppen bearbeiten und löschen. Dieses Modul ermöglicht es Benutzern, Gruppen und ihre Details anzuzeigen, zu bearbeiten, zu suchen, zu filtern und zu sortieren.
Modul 4: Mitgliederverwaltung in Gruppen
Dieses Modul ermöglicht Operationen im Zusammenhang mit Gruppenmitgliedern. Es können Gruppenmitglieder angezeigt, manuell hinzugefügt/entfernt, Gruppenmitglieder gefiltert und Benutzeranfragen für die Gruppen genehmigt/abgelehnt werden.
Modul 5: Nachrichtenverwaltung
Dieses Modul ermöglicht das Senden von Nachrichten an die Gruppe, das Anzeigen von Gruppennachrichten in offenen/geschlossenen Gruppen, das Bearbeiten von Gruppennachrichten, das Suchen, Sortieren, Filtern oder Löschen von Gruppennachrichten.
Modul 6: Abonnementverwaltung
Mit Hilfe dieses Moduls kann man sich für eine offene E-Mail-Gruppe, eine offene Telegramm-Gruppe/-Kanal anmelden oder eine Mitgliedschaft in einer geschlossenen Gruppe beantragen (oder Mitgliedschaftsanfragen erneut an sie senden). Um sich für eine Telegram-Gruppe/einen Telegram-Kanal anzumelden, müssen Benutzer ihre Telegram-ID über den Telegram-Bot angeben.
Dieses Modul ermöglicht es Benutzern auch, sich von einer E-Mail-Gruppe und einem Telegramm-Gruppen/-Kanal abzumelden.
Modul 7: Kategorienverwaltung
Dieses Modul optimiert die Erstellung, Bearbeitung und Löschung von Kategorien und gewährleistet eine bessere Verwaltung von Gruppen. Eine Gruppe, die noch keine Kategorie hat, kann kategorisiert werden oder die Kategorie der Gruppe kann aufgehoben werden.
Modul 8: Tags-Verwaltung
Dieses Modul optimiert die Erstellung und Löschung von Tags und gewährleistet eine bessere Verwaltung von Gruppen. Das Hinzufügen und Entfernen von Tags aus der Gruppe wird mit Hilfe dieses Moduls ermöglicht.
Modul 9: Systemeinstellungen
Dieses Modul hilft beim Initialisieren eines Telegramm-Unternehmenskontos von Elinext. Mit Hilfe dieses Moduls können die Administratoren schnell den Eigentümer aller Telegramm-Gruppen und -Kanäle ändern.
Modul 10: Benachrichtigungsverwaltung
Dieses Modul ermöglicht es Benutzern, über Änderungen, die sie betreffen, in unserer Notification Management Software per E-Mail-Benachrichtigungen informiert zu werden.
Alle Module wurden manuell getestet, es wurden keine automatisierten Tests verwendet.
Ergebnisse
Wir haben das Projekt innerhalb des Budgets und der Zeitrahmen geliefert. Die erste, MVP-Phase wurde innerhalb von drei Monaten abgeschlossen, die Veröffentlichung 2 dauerte weitere 8 Monate, und jetzt arbeiten wir weiter am System.
Alle offizielle Kommunikation soll über das System für die Verwaltung von Benachrichtigungen erfolgen und dort gespeichert werden. Alle Elinext-Mitarbeiter können ihre Abonnements für Mailinglisten einsehen und verwalten.
Verwaltung von Benachrichtigungen dient als umfassende Lösung für die interne Unternehmenskommunikation und die rechtzeitige Benachrichtigung von Mitarbeitern. Es dient als Instrument, um das Bewusstsein der Mitarbeiter für aktuelle Ereignisse zu erhöhen, Spam zu minimieren und Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Interessensgemeinschaften zu schaffen.
Hier sind die nächsten Schritte für unser System (nach der dritten Veröffentlichung):
- Verbesserung der aktuellen Funktionalität; - Nachrichtensynchronisierung mit dem E-Mail-Client: automatische Synchronisierung von per E-Mail gesendeten Nachrichten des E-Mail-Clients mit den entsprechenden Gruppen im System; - UI/UX-Verbesserung für einige Module; - Hinzufügen eines Ereignismanagementmoduls, das das Erstellen, Lesen, Aktualisieren und Löschen von Ereignissen über das System für die Verwaltung von Benachrichtigungen ermöglicht und Statistiken bereitstellt.
