Kunde
Ein chinesischer Startup-Gründer beauftragte Elinext mit der Erstellung einer Webanwendung zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung in verschiedenen Gerichtsbarkeiten.
Herausforderungen
In unserer Zeit der zunehmenden Mobilität werden Mitarbeiter oft umgezogen, gehen auf Geschäftsreisen oder arbeiten remote im Ausland. Steuern und Abzüge für die Sozialversicherung sind jedoch von Land zu Land unterschiedlich, sodass Arbeitgeber an jedem Standort einen Buchhaltungsexperten benötigen. Und das kann viel kosten.
Ein chinesischer Unternehmer hat eine Lösung gefunden: die Vereinfachung der internationalen Buchhaltung mit einem eleganten digitalen Tool. Er suchte nach einem Entwickler, interviewte einige Kandidaten, darunter Elinext, und ging schließlich zu uns.
Prozess
Der Kunde führte uns durch die breiten Striche. Es waren weder Designs noch richtige Funktionsbeschreibungen vorhanden. Zusammen mit einem Business-Analysten hat unser Team die Produktidee untersucht, die gewünschte Funktionalität dokumentiert und grobe Preis- und Zeitpläne erstellt.
Sechs Wochen später besuchte der Kunde unsere Zentrale, um mit uns die Funktionalität zu erörtern. Nachdem wir uns auf die erste Vision des Minimum Viable Product (MVP) geeinigt hatten, begann die Arbeit in einwöchigen Sprints.MVP eingrenzen
Diese anfängliche Vision würde jedoch nie so verwirklicht werden, wie sie konzipiert wurde (was typisch für Startups ist).
Der Kunde musste seine Vision auf der ganzen Linie verfeinern. Wir mussten das Projekt mehr als einmal pausieren, damit er klären konnte, wie die Anwendung funktionieren sollte. Hinzu kommt, dass gelegentlich der Investor unseres Kunden mit eigenen Anliegen einspringt. Es waren nicht viele, aber einige erwiesen sich als ziemlich herausfordernd.
Eine der schwierigsten Änderungen, die unterwegs implementiert werden konnten, war die Änderung des Zugriffskontrollmodells. In den ursprünglichen Anforderungen waren Berechtigungen an Benutzerrollen gebunden. Aber mitten im Projekt bat der Kunde darum, auf anspruchsbasierte Berechtigungen umzusteigen, was uns einige Zeit gekostet hat.\
Datenaustausch zwischen zwei Welten
Der Kunde aus China wollte zunächst eine Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Brücke zwischen seinem Heimatland und der Europäischen Union bauen. Und das entschädigte für die größte technologische Herausforderung: die Datenverarbeitung zwischen den beiden Gerichtsbarkeiten zu ermöglichen.
Sowohl China als auch die EU regulieren die Datenverarbeitung – und in beiden Fällen müssen die personenbezogenen Daten der Bürger lokal gespeichert werden. Also mussten wir Amazon Web Services (AWS) mit einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main und ein chinesisches Analogon mit einem in Peking verwenden. Aber wie kombiniert man die beiden am besten?
Wir haben zwei EDV-Systeme spiegelbildlich aufgebaut und direkt miteinander verbunden. Dazu mussten wir eine komplexe Kommunikationslandkarte ausarbeiten, wie im Bild unten gezeigt.
Module Integration
Eine weitere Herausforderung war das komplexe Rollen- und Funktionssystem.
Insgesamt verfügt die Plattform über sechs Module: Übersicht, Organisation, Gehaltsabrechnung, Anträge, Kalender und Berichte. Und es hat einige Arbeit gekostet, sie mit fünf Benutzerrollen zu synchronisieren, jede mit einzigartigen Berechtigungsstufen. Dazu gehörten der Superadministrator, der Arbeitgeber, der Buchhaltungsdienstleister, der Referent und der Angestellte.
Produkt
Das Produkt ist ein Software-as-a-Service (SaaS). Sie bietet eine Webplattform, auf der Arbeitgeber, lokale Buchhaltungsdienstleister und Arbeitnehmer zusammenarbeiten. Und alles beginnt mit einer Zielseite.
Die Landing Page als Ausgangspunkt
Unser Team hat die Zielseite entworfen und erstellt. Es enthält Informationen wie die Produktübersicht, Preispläne, Firmendetails und mehr. Darüber hinaus haben wir die Seite mit einem Admin-Panel integriert, das es Administratoren ermöglicht, Artikel zu veröffentlichen und zu verwalten.
Aber am wichtigsten ist, dass Benutzer sich auf der Zielseite anmelden oder eine Demo anfordern können. So geht's: Sie füllen ein Formular aus, um die Demo zu erhalten. Wenn Ihnen die Funktionsweise der Anwendung gefällt, melden Sie sich für einen der verfügbaren Pläne an und erhalten eine Einladungs-E-Mail mit Anmeldeinformationen. Mit diesen Zugangsdaten können Sie sich anmelden und die Plattform nutzen.
Verwaltung der Plattform
Der als Superadministrator angemeldete Benutzer verfügt über alle erforderlichen Berechtigungen zum Verwalten der Plattform. Die ihnen vorbehaltene Hauptgeschäftstätigkeit ist jedoch die Verbindung von Buchhaltungsdienstleistern mit Arbeitgebern.
Sobald sich ein Unternehmen für die Plattform angemeldet hat, kann es Mitarbeiter hinzufügen und deren Gehaltsabrechnungsstatus auf aktiv setzen. Der Administrator der Plattform wählt dann einen Buchhaltungsdienstleister aus einer Liste aus und ernennt diesen Anbieter für diesen bestimmten Mitarbeiter.
Organisatorische Toolbox
Es gibt zwei Arten von Konten auf Organisationsebene im System: den Arbeitgeber und den Buchhaltungsdienstleister. Alle zur Verfügung stehenden Tools sind in sechs Modulen organisiert.
Die wichtigsten Informationen über das Konto und die darin durchgeführten Aktivitäten befinden sich im Übersichtsmodul. Je nach Benutzertyp werden unterschiedliche Daten angezeigt.
Im Organisationsmodul kann der Arbeitgeber das Unternehmenskonto einrichten und Benutzer hinzufügen, die in seinem Namen handeln. Diese Benutzer können die Unternehmensstruktur konfigurieren, Niederlassungen, Mitarbeiter und mehr hinzufügen.
Das Payroll-Modul ist wahrscheinlich das wichtigste. Es ermöglicht Unternehmensvertretern, die Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter zu aktivieren, die im Organisationsmodul hinzugefügt wurden. Sie können eine Gehaltsabrechnung mit Parametern wie Auszahlungshäufigkeit und -Datum, Startdatum einer Zahlungsperiode, Boni und anderen konfigurieren.
Alle Daten im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung, wie z. B. Auszahlungsdaten, Urlaub und Feiertage, erscheinen automatisch im Kalendermodul.
Das Serviceunternehmen hat ein eigenes Dashboard. Es kann Auszahlungsberichte hochladen, die der Arbeitgeber im Berichtsmodul überprüfen kann. Darüber hinaus zeigt dieses Modul Gehaltsabrechnungsanalysen und den Anforderungsverlauf an.
Mitarbeiterprofile
Neben dem Administratorbenutzer kann der Arbeitgeber zwei Arten von Benutzern auf Mitarbeiterebene erstellen.
Einer ist der Mitarbeiter, und es ist sehr einfach. Wann immer ein Mitarbeiter krankschreiben, Urlaub planen oder mit seinem Vorgesetzten sprechen muss, kann er dies über das Modul „Anfragen“ tun. Sie erstellen eine Anfrage, hängen alle relevanten Dokumente an und reichen sie ein.
Die Anfrage wird im Konto eines anderen Benutzertyps angezeigt: der Referent. Diese Rolle wird einem Vorgesetzten wie einem Manager oder einer Person in der Personalabteilung zugewiesen. Diese werden die Anfrage bearbeiten und sich gegebenenfalls mit dem Absender in Verbindung setzen, um weitere Einzelheiten zu erfahren.
Nach Genehmigung des Antrags legt der Referent ein neues Ereignis im System an (z. B. Urlaub, Reisekostenersatz). Und diese Person kann die Anwendung verwenden, um Anwesenheit, Krankheitstage, Urlaub, Prämien und andere Angelegenheiten im Zusammenhang mit jedem Mitarbeiter innerhalb des Systems zu überwachen.
Um die Kommunikation zwischen den beiden Benutzertypen zu vereinfachen, haben wir eine Live-Chat-Funktion erstellt. Dies ist ein nützliches Werkzeug, wenn die Benutzer schnell etwas besprechen müssen.
Ergebnisse
Das Produkt befindet sich noch in der Herstellung. Und die Entwicklung wurde tatsächlich pausiert, bis der Kunde zusätzliche Mittel aufbringt. Es gab uns jedoch die Möglichkeit zu lernen, wie Datenbanken in völlig unterschiedlichen Rechtsordnungen zusammenarbeiten.
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