Kunde
Eine interne Webanwendung, die speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens Elinext zugeschnitten ist. Die vorherige Version des Leave Managers war bis 2021 aktiv und wurde veraltet, daher wurde beschlossen, eine neue Version des Leave Managers zu entwickeln.
Projektbeschreibung
Elinext, ein Unternehmen für kundenspezifische Softwareentwicklung, ist seit über 25 Jahren auf dem Markt, und in dieser Zeit ist unser Personal auf über 700 Mitarbeiter angewachsen.
Natürlich ist das Management von Urlauben, Krankheits- und freien Tagen in einem so großen Unternehmen essenziell. Über einen längeren Zeitraum haben wir uns auf einen veralteten Service verlassen, dessen UI-Umsetzung mangelhaft war und sich für unser Team als schwierig und nicht intuitiv erwies.
Daraufhin hat unser Unternehmen 2021 die wegweisende Entscheidung getroffen, die bestehende Lösung zu überarbeiten und ein völlig neues Produkt auf den Markt zu bringen. Ein engagiertes Team aus UI/UX-Designern, Entwicklern, Business-Analysten und QA-Ingenieuren arbeitete an diesem Projekt, und wir unterstützen und verbessern unser neues Produkt weiterhin aktiv.
Da unser Unternehmen inzwischen ein Zusammenschluss internationaler Tochtergesellschaften ist, war es unmöglich, mit einer alten Lösung, die auf einem veralteten Technologie-Stack basiert, in mehreren Rechtsordnungen zu operieren.
Herausforderungen
Der Leave Manager musste eine umfassende Lösung sein, die darauf abzielt, das Management von Urlauben und Krankheitszeiten innerhalb eines Unternehmens zu vereinfachen. Dieser Service sollte eine Reihe von Funktionen bieten, die sich an reguläre Mitarbeiter, Ressourcenmanager und HR-Spezialisten richten. Hier ist eine Liste der Herausforderungen:
- Mitarbeiter sollten in der Lage sein, mühelos ihre angesammelten Urlaubstage zu überwachen, Urlaub zu beantragen, Krankheitsmeldungen zu machen und bevorstehende Abwesenheiten ihrer Kollegen einzusehen.
- Ressourcenmanager sollten die Möglichkeit haben, einfach mit verschiedenen Mitarbeitern und Teams zu interagieren und sicherzustellen, dass sie über die Pläne ihres Teams auf dem Laufenden bleiben.
- Mitarbeiter sollten Zeit haben, sich mit der aktualisierten Anwendung vertraut zu machen, da das Redesign radikal ist und es sich im Grunde nicht um ein Update, sondern um eine neue Version der App handelt.
- Feedback zur Benutzerinteraktion mit dem System einholen, erkannte Probleme beheben und Verbesserungen vorschlagen.
Prozess
Es war wichtig für das Entwicklungsteam, die Wirksamkeit unserer Hypothesen in Bezug auf die Benutzerinteraktion mit der Anwendung zu bewerten, die Benutzererfahrung zu untersuchen und zu bewerten, Probleme zu identifizieren, zu verstehen, wie sie behoben werden können, und insgesamt festzustellen, was verbessert werden muss, um die Arbeit mit dem Service angenehmer und einfacher zu gestalten.
Um dies zu erreichen, nutzte das Team mehrere Werkzeuge, die es uns ermöglichten, verschiedene Metriken zu verfolgen und Analysen zu sammeln. Wir haben drei Tools in unser System integriert: Google Analytics, Mixpanel und Hotjar.
Um die Interaktion mit dem System zu untersuchen, verwendete das Entwicklungsteam Sitzungsaufzeichnungen und Heatmaps, die von Hotjar bereitgestellt wurden. Wir haben etwa 500 Bildschirmaufzeichnungen überprüft und die wichtigsten Interaktionsszenarien mit der Anwendung identifiziert.
Während des Entwicklungsprozesses implementierten wir eine minimale Anpassung für mobile Geräte. Nach der Überprüfung der Aufzeichnungen wurde jedoch deutlich, dass dies unzureichend ist und es erforderlich ist, die Anwendung für mobile Geräte zu optimieren, zumindest in dem Teil, der von regulären Mitarbeitern genutzt wird.
Dies ist besonders wichtig für Krankheitsmeldungen, da jemand, der morgens mit Fieber aufwacht, wahrscheinlich kein Desktop-Gerät zur Einreichung eines Antrags verwendet, sondern lieber das nutzt, was zur Hand ist – ein Smartphone oder Tablet.
Lösung
Im System gibt es 7 verschiedene Rollen, von denen viele sehr ähnlich sind und vergleichbare Funktionen haben. Daher haben wir 3 Rollen identifiziert, die am häufigsten im System verwendet werden.
Die erste Rolle ist die eines regulären Mitarbeiters im Unternehmen, der Anträge auf Urlaub/Krankheit einreichen, das Berechnungsprotokoll und sein Profil einsehen sowie Anträge seiner Teamkollegen sehen kann.
Die zweite Rolle ist die eines Projektmanagers. Im System können sie zusätzlich zu den Funktionen eines regulären Mitarbeiters auch Anträge für ihre Teamkollegen hinzufügen, Anträge von Teammitgliedern bearbeiten, Anträge exportieren, Berichte über Arbeitszeiten der Teamkollegen erstellen und Teams verwalten.
Die dritte Rolle ist die eines Ressourcenmanagers. In unserer internen Hierarchie ist diese Person für eine gesamte Abteilung verantwortlich, die aus zahlreichen Mitarbeitern besteht, die verschiedenen Teams angehören können. Sie haben alle Berechtigungen, die reguläre Mitarbeiter und Projektmanager haben, und können zusätzlich die Standorte der Untergebenen verwalten.
Es gibt auch eine Admin-Rolle, die es ermöglicht, die App an die geschäftlichen Anforderungen des Teams anzupassen. Der Admin hat Zugriff auf nahezu alle Funktionen der App, die sogar über denen des Ressourcenmanagers liegen.
Was die Module betrifft, sind bestimmte für alle 7 Benutzertypen verfügbar, wie „Mein Profil“ und „Meine Anträge“. Das Modul, das das „Anträge-Management von Mitarbeitern“ erfordert, ist nur für Projektmanager und Ressourcenmanager (sowie für Administratoren) verfügbar.
Das Modul „Berechnungsprotokoll anzeigen (Urlaub/Krankheit)“ ist für alle verfügbar, während Ressourcenmanager Zugriff auf die Daten anderer Personen haben.
Das Modul „Mitarbeiterprofile verwalten“ ermöglicht es, Mitarbeiterlisten anzuzeigen, Profile zu bearbeiten und Mitarbeiter über Standorte zu versetzen. Ebenso das Erstellen unbezahlter Zeiträume, das Aktualisieren von Zählerwerten und Standorten für Benutzer. Dann gibt es das Berichtsmodul, das Managern ermöglicht, Berichte über Arbeitszeiten und genehmigte freie Tage zu erstellen.
Das Modul „Teams verwalten“ ermöglicht es Managern, Teams und Teilnehmer im Team anzuzeigen, hinzuzufügen und zu bearbeiten. Benachrichtigungen sind ebenfalls für alle Benutzertypen sowie einige zusätzliche Module realisiert, die es ermöglichen, Hilfe anzufordern und das Glossar einzusehen.
Ergebnisse
Das System wird im Unternehmen weit verbreitet genutzt. Das Entwicklungsteam erhielt Berichte, die darauf hindeuten, dass das System an Wochentagen aktiv genutzt wird und an Wochenenden praktisch ungenutzt bleibt. Im Durchschnitt nutzen etwa 40 Personen das System pro Tag, mit einer durchschnittlichen Interaktionszeit von 7 Minuten.
Die häufigsten Standorte sind Belarus, Polen, Vietnam und Georgien.
Hauptsächlich nutzen unsere Mitarbeiter die Webversion der Anwendung, wobei weniger als 4 % auf mobile Geräte entfallen.
Wie Sie sich vorstellen können, hat das Entwicklungsteam das Nutzerverhalten für dieses Produkt untersucht, und wenn Sie neugierig auf die gezeigten Ergebnisse sind, werden wir Ihnen im nächsten Abschnitt mehr darüber erzählen.
Weitere Details zur Nutzung der App
Nach der Überprüfung der Aufzeichnungen mit Hotjar hat das Entwicklungsteam die Hauptnutzerszenarien für die Systemnutzung durch Benutzer mit unterschiedlichen Rollen identifiziert.
Reguläre Mitarbeiter verbringen die geringste Zeit im System; sie verwenden selten Filter und Sortierungen in Tabellen und passen selten die Spaltenbreite oder die Anzeigeeinstellungen der Tabelle an.
Hauptsächlich interagieren sie mit zwei Anwendungsseiten: „Anträge“ und „Meine Anträge“.
Gelegentlich greifen sie auf ihr Profil zu (vermutlich, um zu sehen, wann ihre zusätzlichen freien Tage anfallen und sich daran zu erinnern, wie viele Urlaubstage ihnen im Jahr zustehen) und auf das Berechnungsprotokoll.
Meist meldet sich ein Mitarbeiter im System an, reicht einen Antrag auf einen freien Tag oder eine Krankmeldung ein und meldet sich sofort wieder ab, was weniger als zwei Minuten dauert.
Manchmal überprüfen Mitarbeiter die Anträge ihrer Kollegen, aber dies ist nicht das häufigste Szenario.
Wie zu erwarten, verbringen Projektmanager und Ressourcenmanager mehr Zeit im System, und ihre Interaktionsszenarien sind etwas anders.
Sie überprüfen Benachrichtigungen, bearbeiten Anträge und reichen Anträge für sich selbst oder andere ein.
Sie verwenden oft Filter und Sortierungen in Tabellen, nutzen aber auch kaum die Spalteneinstellungen und Anzeigemöglichkeiten der Tabelle.
Die Analyse, die unser Team durchgeführt hat, bestätigte somit die Hypothesen, die wir während der Entwicklungsphase formuliert haben. Die Forschung hat keine signifikanten Probleme bei der Benutzerinteraktion aufgedeckt.
Das Entwicklungsteam hat keine bemerkenswerten Schwierigkeiten bei der Nutzung des Systems festgestellt, und die identifizierten waren so selten und unbedeutend, dass sie als statistischer Fehler gewertet werden könnten.
Benutzer müssen nicht viel Zeit aufwenden, um die Anwendung zu erlernen und die erforderlichen Funktionen zu finden; sie erledigen ihre Aufgaben einfach und schnell und verbringen nur minimal Zeit im System. Alle vorgeschlagenen Funktionen werden angemessen genutzt und verbessern das Benutzererlebnis.
Der einzige Aspekt, der Verbesserung und Verfeinerung erfordert, ist die Anpassungsfähigkeit an mobile Geräte. Das Entwicklungsteam hat bereits begonnen, an einer solchen Aufgabe zu arbeiten.
