Redesign einer IoT Flottenmanagement-Software

Über Kunden

Unser Kunde ist ein deutscher Hersteller mit jahrzehntelanger Erfahrung in der Entwicklung professioneller Kaffeemaschinen und einem etablierten globalen Vertriebsnetz. Seine Maschinen werden von einer Vielzahl von Unternehmen weltweit eingesetzt. Der Umfang variiert dabei: von kleinen Gastronomiebetrieben bis hin zu großen Unternehmen mit mehreren Standorten. Darüber hinaus liefert das Unternehmen Kaffeemaschinen und andere Küchengeräte an Distributoren sowie zertifizierte Servicepartner.

Um moderne Betriebsprozesse zu unterstützen, entwickelte der Kunde eine IoT Flottenmanagement-Software, die Kaffeemaschinen mit der Cloud verbindet und Remote-Monitoring, Analysen sowie ein zentrales Management ermöglicht. Die Plattform ist darauf ausgelegt, drei unterschiedliche Nutzergruppen zu bedienen:

• Kleine Unternehmen (Cafés, Restaurants, Hotels): tägliches Monitoring, Einhaltung von Reinigungs- und Wartungsanforderungen, Kontrolle des Verbrauchs
• Große Unternehmen (Betriebe mit mehreren Standorten): flächendeckende Performance-Analysen der Flotte, Remote-Konfiguration, rollenbasierter Zugriff, Governance
• Distributoren / Servicepartner: proaktive Wartung, Optimierung der Lieferprozesse, Remote-Diagnose, Reduzierung von Vor-Ort-Einsätzen

Geschäftliche Herausforderung

Die IoT-Flottenmanagement-Software des Kunden war technisch funktionsfähig, erfüllte jedoch weder die Erwartungen der Nutzer noch unterstützte sie die kommerziellen Ziele des Unternehmens ausreichend.

Zu den wichtigsten Problemen der bestehenden Lösung gehörten:

• Veraltete Benutzeroberfläche und inkonsistente Nutzererfahrung, die nicht zur Premium-Markenpositionierung passten
• Geringe Nutzerakzeptanz sowie wiederkehrende Beschwerden über Navigation, unklare Workflows und schwer auffindbare Informationen
• Lücken bei kritischen Funktionen für den täglichen Betrieb (Administration, Rollen- und Berechtigungsmanagement, Content- und Preisverwaltung usw.)
• Geringe Wettbewerbsfähigkeit im Vergleich zu modernen IoT-Flottenmanagement-Softwarelösungen auf dem Markt
• Begrenzte Wirksamkeit als Vertriebsinstrument für große Unternehmenskunden aufgrund von UX-Hürden und einer unklaren Value Proposition

Das Unternehmen benötigte daher UI/UX-Design-Services für ein Redesign der IoT Flottenmanagement-Software, das sowohl die Benutzerfreundlichkeit für bestehende Nutzer verbessert als auch als überzeugendes, präsentationsreifes Konzept für Enterprise-Sales und interne Entscheidungsprozesse dient.

Prozess

Wir integrierten uns durch einen stark kollaborativen Ansatz mit regelmäßigen Reviews und strukturiertem Feedback in den Arbeitsrhythmus des Kunden während unserer Entwicklung der Fertigungssoftware; unsere Designer waren mit Internet of Things (IoT)-Lösungen in dieser Branche bereits vertraut.

Phase 1 — Usability Testing und UX-Audit-Services (1 Woche)

• Vollständiger Plattform-Durchgang und aufgabenbasierte Evaluierung
• Heuristische Evaluation (Usability-Prinzipien, Best Practices)
• Mapping der wichtigsten User Flows für jeden Nutzertyp
• Feature-Inventar und Gap-Analyse (vorhandene Funktionen vs. tatsächliche Nutzeranforderungen)
• Wettbewerbsvergleich mit vergleichbaren IoT- / Flottenmanagement-Tools

Liefergegenstand: UX-Analysebericht mit priorisierten Problemen, Schweregradbewertungen und Verbesserungsempfehlungen.

Phase 2 — Persona-Entwicklung & Use-Case-Validierung (2 Wochen)

Nach dem frühen Feedback zu ersten Konzepten führten wir eine dedizierte Persona-Phase ein, um sicherzustellen, dass Entscheidungen auf realen Anforderungen basieren:

• Analyse des vom Kunden bereitgestellten Nutzerfeedbacks
• Entwicklung von Personas für drei Segmente (kleine Unternehmen / Enterprise / Distributoren)
• Journey Mapping und Validierung zentraler Workflows

Liefergegenstand: Persona-Set + Journey Maps zur Optimierung von Navigation, Priorisierung und Seitenstruktur.

Phase 3 — High-Fidelity-Redesign der IoT Flottenmanagement-Software & interaktiver Prototyp (6 Monate)

• Erstellung eines vollständigen Designsystems (Typografie, Komponenten, Layoutregeln, Interaktionsmuster)
• Redesign der Plattformmodule für Desktop sowie eine mobil-responsive Nutzung
• Aufbau eines vollständig klickbaren Figma-Prototyps mit realistischen User Flows, Zuständen und Mikrointeraktionen
• Iterative Design-Reviews und Anpassungen in Abstimmung mit Stakeholder-Anforderungen und Präsentationszielen

Liefergegenstand: umfassender interaktiver Prototyp + Designsystem + übergabefertige Design-Dokumentation.

Übersicht über das Endprodukt

Die neu gestaltete Lösung ist ein vollständiges, implementierungsbereites Konzept einer modernen Plattform für das Monitoring vernetzter gewerblicher Geräte, bereitgestellt als High-Fidelity, klickbarer Prototyp (Desktop + Mobile) in Figma für eine IoT Flottenmanagement-Software.

Sie umfasst:

• Echtzeit-Monitoring des Maschinenzustands, der Konnektivität, von Fehlern und des Betriebsstatus mit klaren visuellen Indikatoren und Drill-down-Ansichten

• Flotten- und Standortmanagement, um Maschinen über mehrere Standorte hinweg zu überwachen, nach Status zu filtern und Probleme schnell zu priorisieren
• Remote-Steuerung und Konfiguration, um Einstellungen zu aktualisieren, Rezepte bzw. Konfigurationen bereitzustellen und Geräte in großem Maßstab zu verwalten
• Operative Dashboards und Analysen, die Telemetrie- und Nutzungsdaten in umsetzbare Erkenntnisse, Trends und grundlegende Prognosen übersetzen
• Rollenbasierte Administration mit verbesserten Governance-Prozessen für Nutzer, Berechtigungen und Account-basierte Steuerungen
• Content- und kommerzielle Steuerungsfunktionen zur strukturierten Verwaltung von On-Device-Nachrichten sowie geschäftlichen Parametern (z. B. Preise, Pläne)

• Mobile-First-Zugriff für Techniker und Manager, optimiert für schnelle Statusprüfungen, Alerts und wichtige Aktionen unterwegs

Alle Module folgen einem einheitlichen Designsystem mit wiederverwendbaren Komponenten, konsistenten Interaktionsmustern, Regeln für responsives Verhalten sowie übergabefertigen Spezifikationen für die zukünftige Entwicklung.

Module im Prototyp der IoT Flottenmanagement-Software (12 Module)

• Login & Authentifizierung

• Filial- / Standortübersicht (Flotten-Dashboard)
• Maschinenübersicht (Echtzeit-Zustand + Historie)
• Maschinenbildschirm-Einstellungen (Remote-UI + Promotionsinhalte)
• Rezept-Konfigurator (Getränkeparameter + Rollout)
• Admin-Panel (neu)
• Benutzerverwaltung (neu)
• Tarife & Preise (neu)
• Content-Management (neu)
• Chatbot-gestütztes Support-Konzept (neu)
• Maschinenliste (neu)

• Filialen / Multi-Standort-Management-Ansichten (neu)

Geschäftliche Auswirkungen für den Kunden

Insgesamt verwandelte das Projekt eine technisch funktionierende, jedoch leistungsschwache Plattform in eine klar strukturierte, enterprise-taugliche Vision einer IoT Flottenmanagement-Software mit messbaren Verbesserungen in Bezug auf Usability, Skalierbarkeit und kommerzielle Einsatzfähigkeit.

• Während der UX-Audit-Phase wurden über 20 kritische und schwerwiegende Usability-Probleme identifiziert und gelöst.

• Die geschätzte Anzahl der Schritte zur Erledigung zentraler Aufgaben (z. B. Maschinenstatus finden, Einstellungen anwenden) wurde durch verbesserte Navigation und eine optimierte Informationshierarchie um 40–50 % reduziert.

• Wichtige operative Daten wurden von 3–4 Klicks auf 1–2 Klicks reduziert, wodurch sich die Geschwindigkeit bei Entscheidungen deutlich verbesserte.

Zahlen sprechen für sich:

• Die funktionale Abdeckung wurde durch die Einführung von mehr als 6 neuen konzeptionellen Modulen erweitert, wodurch sich die Feature-Vollständigkeit im Vergleich zur Legacy-Plattform um etwa 35–40 % erhöhte.

• Es wurde ein wiederverwendbares Designsystem mit 30+ Kernkomponenten und 100+ UI-Elementen erstellt, wodurch der zukünftige Designaufwand für neue Funktionen um geschätzte 25–30 % reduziert wird.
• Ein vollständig interaktiver Prototyp mit 12 zentralen Plattformmodulen für Desktop und Mobile wurde geliefert, wodurch 100 % der Workflows ohne Entwicklung demonstriert werden können.
• Durch den ausgearbeiteten Prototyp wurden Enterprise-taugliche Sales-Präsentationen ermöglicht, was die Positionierung in Verhandlungen mit hochkarätigen Kunden stärkte.

• Es wurde eine skalierbare UX-Grundlage geschaffen, die darauf ausgelegt ist, tausende vernetzte Geräte über mehrere Standorte hinweg zu unterstützen und damit die internationale Wachstumsstrategie des Unternehmens zu fördern.