Automatisierung der ESG Software

Über den Kunden

Unser Kunde ist ein etablierter Anbieter von mobilen Gebäuden, Anhängern, Schuppen und LKW-Zubehör in den Vereinigten Staaten. Trotz einer starken Marktpräsenz blieben ihre internen Mietkauf-Prozesse (RTO) stark manuell und papierintensiv.

Vor der ESG-Softwareautomatisierung mussten die Mitarbeiter im Geschäft für jede RTO-Transaktion vier wichtige Dokumente ausdrucken und manuell ausfüllen:

• Antrag – vom Kunden eingereicht, später gescannt und per E-Mail an einen RTO-Agenten zur Genehmigung gesendet.
• Vertrag – staatsspezifische rechtliche Vereinbarung, die mehrere handschriftliche Einträge erfordert. Lieferanforderungsformular – enthält Lieferdetails, Bedingungen und Konditionen zum Schutz von Leonard während der Installation.
• Kundenakzeptanzformular – nach der Installation unterzeichnet, erfasst zusätzliche Gebühren (Kilometergeld, Blockierung, Arbeit) und bestätigt den Vertragsbeginn.

Sobald die Informationen gesammelt waren, ermöglichte die ESG-Softwareautomatisierung das Scannen und Versenden per E-Mail zur manuellen Überprüfung und Genehmigung, was zu Verzögerungen, Ineffizienzen und einem höheren Risiko von Dateneingabefehlern führte. Sie wollten diese Prozesse verbessern und vollständige Dienste für automatisiertes Softwaretesten erhalten. Sie waren an unseren Dienste zur maßgeschneiderten Softwareentwicklung interessiert.

Geschäftliche Herausforderung

Das Unternehmen benötigte eine digitale Lösung, die alle manuellen Software-Testdienste und papierbasierten Komponenten des RTO-Workflows ersetzen würde. Die Hauptziele waren, ein interaktiveres und benutzerfreundlicheres Kundenerlebnis zu bieten, die für die Überprüfung und Genehmigung von Anträgen erforderliche Zeit erheblich zu reduzieren und eine höhere Genauigkeit bei den erfassten Daten sicherzustellen. Gleichzeitig wollte unser Kunde eine ESG-Betriebsautomatisierung schaffen, die zu einem besseren Kommunikationskanal mit Kunden führen, unnötigen Papierverbrauch eliminieren und die Speicherung und den Abruf von Anträgen und Verträgen für seine Inkassospezialisten optimieren würde.

Hauptherausforderungen:

1. Verbesserung des Kundenerlebnisses durch ein interaktiveres Erlebnis mithilfe der ESG-Softwareautomatisierung.
2. Verkürzung der Zeit für die Überprüfung/Genehmigung eines Kundenantrags.
3. Verbesserung der Qualität der Daten, die die ESG-Softwareautomatisierung dem Kunden ermöglicht.
4. Bereitstellung eines besseren Forums für die Kommunikation mit dem Kunden.
5. Eliminierung übermäßigen Papierverbrauchs durch ESG-Softwareautomatisierung.
6. Verbesserung der Speicherungs- und Abrufprozesse von Anträgen und Verträgen für den Kunden.

Prozess

Elinext arbeitete mit unserem Kunden zusammen, um ein vollständig digitales Mietkauf-Antrags- und Vertragsverwaltungssystem (RTO) zu entwerfen und zu implementieren.

Entdeckung & Analyse

Unser Team plante die ESG-Softwareautomatisierung. Wir kartierten die bestehenden manuellen Workflows, identifizierten Problembereiche und definierten Automatisierungsmöglichkeiten.

Lösungsdesign

Wir erstellten einen Entwurf für die Digitalisierung aller vier RTO-Dokumente (Antrag, Vertrag, Lieferanforderungsformular, Kundenakzeptanzformular) und integrierten sie in ein einziges, zusammenhängendes System.

Entwicklung & Integration

Unser Team entwickelte eine interaktive webbasierte Lösung, die es Kunden und Geschäftspersonal ermöglicht, Formulare elektronisch auszufüllen. Wir implementierten Genehmigungsworkflows zur Optimierung der Kommunikation zwischen Geschäftspersonal, Kunden und RTO-Agenten.

Testing & Optimierung

Wir stellten sicher, dass das neue System Usability-Standards erfüllte, Fehler durch manuelle Dateneingabe eliminierte und ein reibungsloses Kundenerlebnis bot.

Bereitstellung & Schulung

Unsere Entwickler rollten die Lösung an den Standorten des Kunden aus und schulten die Mitarbeiter in der effektiven Nutzung der digitalen Plattform.

Übersicht über das Endprodukt

Die gelieferte digitale Lösung transformierte Leonards Mietkaufprozess (ESG-Automatisierung) vollständig, indem fragmentierte, papierintensive Routinen durch einen einzigen, zusammenhängenden Arbeitsbereich ersetzt wurden, der Bestellungen, Dokumente, Genehmigungen, Lieferungen und Akzeptanz nach der Installation verbindet. Im Kern der ESG-Automatisierung steht das Bestellverwaltungsmodul. Das Geschäftspersonal kann eine neue Bestellung erstellen, bestehende überprüfen und sie je nach Situation aktualisieren oder stornieren; jede Aktion wird in einem Audit-Trail gespeichert, der aufzeichnet, wer die Änderung vorgenommen hat, wann sie erfolgte und was genau geändert wurde. Jede Bestellung fasst alle wesentlichen Informationen an einem Ort zusammen: Antragstellerdetails, Bestellmetadaten und Anhänge wie Scans oder Belege. Vom Bestellbildschirm aus können Mitarbeiter sofort den staatsspezifischen Vertrag, das Lieferanforderungsformular und das Kundenakzeptanzformular öffnen und sicherstellen, dass die richtigen Dokumente immer mit der richtigen Transaktion verknüpft sind und ohne Durchsuchen von E-Mails oder gemeinsamen Laufwerken zugänglich sind.

Die ESG-Automatisierung führt zu operativer Transparenz, die durch ein Live-Bestellboard gesteuert wird, das Transaktionen nach Typ und Status während des gesamten Lebenszyklus anzeigt: von vorab genehmigt und nachverfolgt bis ausstehend, in Bearbeitung, ausstehende Lieferung, geliefert aber noch nicht unterzeichnet, abgeschlossen oder storniert. Benutzer können mithilfe flexibler Filter und Gruppierungen auf die exakte Teilmenge eingrenzen, die sie benötigen, z. B. nur Bestellungen mit „ausstehender Lieferung" für einen bestimmten Standort isolieren oder laufende Transaktionen über Teams hinweg vergleichen.

Eine schnelle Suche in der ESG-Softwareautomatisierung hilft, eine bestimmte Bestellung nach Name, Kennung oder anderen Attributen zu finden, während ein konfigurierbares Raster es jedem Benutzer ermöglicht, auszuwählen, welche Spalten sichtbar sind, sodass die tägliche Arbeit genau die Felder anzeigt, die für ihre Rolle wichtig sind.

Die Berichterstattung der ESG-Automatisierung konzentriert sich auf ein fokussiertes Tool für die Lieferübersicht: den Fahrer-Lieferbericht. Vorgesetzte und Koordinatoren können eine klare Übersicht über Lieferungen für ein bestimmtes Datum oder einen bestimmten Zeitraum erstellen und die Informationen auch nach Fahrer aufschlüsseln. Dies macht es einfach, bevorstehende Verpflichtungen zu verstehen, zu überprüfen, was abgeschlossen wurde, und Bestell- und Lieferaktivitäten abzugleichen, ohne Ad-hoc-Tabellen oder E-Mail-Threads zusammenzustellen. Da der Bericht direkt aus denselben Bestelldaten und Status stammt, bleibt er mit dem operativen Bild konsistent, das die Geschäfte sehen, und vermeidet Versionsdrift und Duplizierung.

Zugriff und Kontrolle werden durch ein einfaches, rollenbasiertes Benutzerverwaltungsmodell mit zwei Betriebsmodi geregelt. Im Assistentenmodus ist die Oberfläche für Geschäftspersonal optimiert: Sie können Anträge bearbeiten, Bestelldetails aktualisieren, Dokumente anhängen und den zugehörigen Vertrag und die Formulare einsehen, alles innerhalb der für ihre Verantwortlichkeiten angemessenen Leitplanken. Der Administratormodus ermöglicht eine umfassendere Kontrolle und Aufsicht, ermöglicht erweiterte Operationen im gesamten Portfolio und stellt sicher, dass sensible Aktionen nur von Benutzern mit dem richtigen Autoritätsniveau durchgeführt werden. Diese klare Trennung der Fähigkeiten hält die Erfahrung für Frontline-Benutzer intuitiv und bewahrt gleichzeitig die Governance und Rückverfolgbarkeit, die das Unternehmen benötigt.

Geschäftliche Auswirkungen für den Kunden

Die ESG-Automatisierung wurde mit Hilfe des neuen digitalen RTO-Systems erreicht und lieferte messbare Verbesserungen in Leonards Betrieb. Unsere Software Testing und QA Dienstleistungen führten zu:

• 75% Reduzierung der Antragsbearbeitungszeit aufgrund der ESG-Betriebsautomatisierung, die schnellere Antworten auf Kundenanfragen ermöglicht.
• Erhebliche Verbesserung der Datengenauigkeit, wodurch Fehler im Zusammenhang mit handschriftlichen Eingaben minimiert werden.
• Eliminierung papierbasierter Prozesse, Unterstützung von Nachhaltigkeitszielen und Reduzierung der Kosten für Druck und Lagerung.
• 40% schnellerer Vertragsabschluss dank ESG-Betriebsautomatisierung, die es Kunden ermöglicht, schneller vom Antrag zur Lieferung überzugehen.
• Verbesserte Kundenzufriedenheit dank der ESG-Betriebsautomatisierung durch ein modernes, interaktives Erlebnis.